Z archiwum STP – opracowanie na temat przetargów opublikowane przez STP w 2004 roku

Tekst ten został opublikowany na stronie STP w 2004 roku. Wprawdzie ustawa Prawo zamówień publicznych doczekała się od tego czasu nowelizacji, jednak świadomie przypominamy go bez ingerencji w treść, a jedynie z drobnymi zmianami redakcyjnymi (np. zmieniliśmy adres e-mail na końcu tekstu).

Zalecenia Stowarzyszenia Tłumaczy Polskich w sprawie sporządzania warunków ogólnych przetargu na tłumaczenia pisemne

I. Wprowadzenie

Zalecenia niniejsze opracowano zgodnie z wykładnią doktryny i intencją ustawodawcy dotyczącą przetargów publicznych. W myśl powyższych przesłanek celem tych przetargów jest wybór oferty optymalnej pod względem zarówno ceny, jak i jakości.

Oba te składniki wartości oferowanego towaru, rzeczy, prawa lub usługi nie są łatwe do pogodzenia zwłaszcza w przypadku rzeczy i praw, których jakość – jak ma to miejsce w przypadku tłumaczeń – określa się w inny sposób niż przy nabywaniu wyrobów i usług inżynierskich.

Relacja ceny do jakości. Cena i jakość są wskaźnikami względem siebie niejako sprzecznymi. W normalnych warunkach rynkowych zakup po najniższej cenie będzie zawsze oznaczał zakup wyrobu o niskiej jakości. Z kolei wysoka jakość wyrobu powoduje, że ma on zawsze cenę wyższą niż wyroby o przeciętnej lub niskiej jakości.

W przypadku tłumaczeń ta ogólna reguła ekonomiczna ma również zastosowanie i to, być może, w stopniu większym, niż w przypadku wyrobów i robót inżynieryjnych, ponieważ rozbieżność cen rynkowych, jakich wykonawcy żądają za tłumaczenie sięga obecnie (stan z listopada 2003 r.) ponad 500%!

Obiektywny charakter decyzji zamawiającego ma szczególne znaczenie w przypadku przetargów ogłaszanych przez podmioty wydatkujące środki publiczne, a nie prywatne. Nie ma chyba potrzeby wspominać o licznych aferach gospodarczych oraz bardziej lub mnie uzasadnionych doniesieniach prasowych o nadużyciach wynikających z decyzji zamawiających podmiotów, które wskutek zamierzonych lub mimowolnych błędów w formułowaniu warunków przetargu były oparte o czynniki subiektywne. Subiektywizm decyzji, czy to kolegialnych, podejmowanych przez komisje przetargowe, czy to indywidualnych zawsze będzie budzić podejrzenia o czystość intencji zamawiającego. Tego rodzaju praktyki dotyczą w szczególności zamówień na dzieła o charakterze zbliżonym do tłumaczeń, tzn. dzieła, których wzorce i wymagania jakościowe nie są regulowane powszechnie znanymi normami technicznymi, co oczywiście nie znaczy, że żadnych norm stosować do nich się nie da lub nie należy.

Analiza największych przetargów na tłumaczenia, przeprowadzonych w ostatnich 3 latach wskazuje, że zamawiający wykazali daleko idącą zamierzoną lub mimowolną lekkomyślność lub ignorancję w formułowaniu ogólnych warunków przetargu. Najczęstsze błędy polegały na tym, że ogólne warunki formułowano w sposób odzwierciedlający zupełnie amatorskie wyobrażenia o tym, czym jest tłumaczenie, wskutek czego warunki ogólne nie odpowiadały specyfice, naturze, oraz przepisom prawa dotyczącym tłumaczeń. Czasem tłumaczenie traktowano wręcz jak towar masowy lub wyrób przemysłowy, a nie rzec będącą wynikiem procesu twórczego, potencjalnie obciążoną prawami autorskimi. Innym błąd polegał na zupełnej nieznajomości rynku tłumaczeń ze strony zamawiających. Przejawiało się to w tym, że wymagania sformułowane w warunkach ogólnych były dla wszystkich podmiotów rynkowych takie same i stosunkowo łatwe do spełnienia przez niemal każdego oferenta, nie dając głębszego wyobrażenia o oferencie, zaś podstawowym wyznacznikiem wyboru oferty była wyłącznie cena. W sytuacji, gdzie rozbieżność cen oferowanych za tłumaczenie waha się obecnie (stan z listopada 2003 r.) w granicach przekraczających 500%, taka polityka zamawiających, gdzie jedynym lub niemal wyłącznym wskaźnikiem wartości oferenta jest cena, musiała skutkować wyborem oferentów świadczących usługi na najniższym poziomie, co też w jakości publikowanych potem tłumaczeń każdy fachowiec z łatwością dostrzeże. Taka polityka zamawiających powodowała, że podmioty oferujące wysokiej jakości tłumaczenia nie były w stanie zaprezentować dowodów świadczących o faktycznej jakości ich oferty, w ostateczności prowadząc do ich rezygnacji z udziału w tego rodzaju przetargach. Na dowód wystarczy przytoczyć analizę składu podmiotów ubiegających się o zamówienia ministerialne (zwłaszcza UKIE) i tłumaczenia wykonane przez wybranych oferentów, które w ogromnej części były tak niskiej jakości, że zamawiający był zmuszony w trybie oddzielnego przetargu zamawiać ich ponowne tłumaczenie lub weryfikację (nb. z wynikiem równie niezadowalającym, jak pierwotne zamówienie).

II. Cel opracowania

Celem naszego opracowania jest ukazanie zamawiającym tych czynników, które w obiektywny i wymierny sposób mogą wskazywać na faktyczną jakość oferowanych tłumaczeń. Mamy nadzieję, że zalecenia te pozwolą zamawiającym na sformułowanie warunków ogólnych zamówienia w taki sposób, by wynik postępowania był obiektywny i faktycznie odpowiadał intencji zamawiającego, tzn. umożliwiał wybór pomiędzy ceną a jakością w stopniu odpowiadającym wymaganiom zamawiającego.

Zwróćmy tu uwagę na ogólne prawidło, o którym wspomniano powyżej. Im większy wpływ na obliczenie wyniku postępowania będzie miała wyłącznie cena zaoferowana przez oferenta, tym niższa będzie jakość oferowanych tłumaczeń. I odwrotnie, im większy udział w obliczeniu ceny będą miały niżej wymienione czynniki merytoryczne, tym większa będzie pewność, że jakość tłumaczeń oferowanych przez oferenta będzie rzeczywiście wysoka.

Poniższe zalecenia adresujemy również do firm translatorskich, które być może zechcą dostosować procedury i system organizacyjny do naszych wskazówek, tak by zagwarantować zleceniodawcom jak najwyższy poziom usług.

Do najważniejszych składników pozacenowych oferty należy zaliczyć niżej wymienione elementy:

1. Doświadczenie oferenta.

Nie ulega wątpliwości, że doświadczenie ma ogromne znaczenie dla jakości oferowanych tłumaczeń. Najczęstszy błąd zamawiających polegał na tym, iż dowodem doświadczenia miała być jedynie liczba stron przetłumaczonych dotychczas przez oferenta. Taki warunek nie wykluczał możliwości, iż oferent wykonał kilka dużych tłumaczeń, których jakość była bardzo słaba. Nie wykluczało to zatem firm “sezonowych”, których właściciele skompromitowawszy się kilkoma “występami publicznymi” szybko likwidują firmę i zakładają nową pod innym szyldem, by z takim samym skutkiem, jak poprzednio, zyskać nowych klientów.

W związku z tym zalecamy, by miarą doświadczenia oferenta były następujące okoliczności:

okres jego istnienia na rynku – im dłuższy, tym większa pewność, że firma nie jest “firmą-krzakiem”,
liczba stałych klientów oferenta, których profil był podobny do profilu zamawiającego bądź tematyka zlecanych tłumaczeń była zbliżone do tematyki objętej zamówieniem, co powinno wyrażać się w zapytaniu
okres, w jakim trwa lub trwała współpraca pomiędzy klientem a oferentem,
charakter tej współpracy, tzn. czy oferent był wyłącznym bądź głównym zleceniobiorcą klienta, czy tylko zleceniobiorcą okazjonalnym np. w przypadku zwiększonej liczby zamówień, których główny zleceniobiorca nie mógł wykonać,

2. Możliwości wykonania tłumaczeń w rozmiarze objętym zamówieniem

W dotychczasowej praktyce stosowano naiwny i nieskuteczny sposób zbierania informacji od oferentów najczęściej polegający na żądaniu przedstawienia listy tłumaczy, którzy będą wykonywać tłumaczenia dla zleceniodawcy. Takie czysto biurokratyczne podejście skutkowało tym, iż przed złożeniem oferty większość oferentów “na gwałt” ogłaszała nabór zupełnie nieznanych sobie tłumaczy tylko po to, by uzyskać ich podpis na liście dołączanej do oferty. Taka metoda ze strony zleceniodawcy ani nie dawała mu gwarancji, iż tłumacze posiadają odpowiednie przygotowanie do pracy, ani tym bardziej nie zapewniała możliwości wykonania tłumaczenia w chwilach największego spiętrzenia pracy.

W naszym przekonaniu informacje od oferenta mające na celu stwierdzenie, czy oferent jest w stanie wykonać zamówienie, zwłaszcza w okresach wyjątkowego spiętrzenia pracy, powinny obejmować:

listę tłumaczy na stałe współpracujących z oferentem. Na liście takiej powinny znaleźć się informacje dotyczące okresu trwania współpracy tłumacza z oferentem
zakresu, w jakim współpraca ta ma miejsce, tzn. odpowiedź na pytanie, czy oferent jest głównym zleceniodawcą danego tłumacza, czy tylko okazjonalnym,
czy wykonywanie tłumaczeń jest głównym i jedynym, czy też dodatkowym zajęciem danego tłumacza,
liczby stron przeciętnie trudnego tekstu, jakie dany tłumacz może przetłumaczyć w ciągu dnia; (zwróćmy uwagę, że wydajność tłumaczy jest bardzo zróżnicowana nie tylko z powodu ich kwalifikacji, ale również osobistych predyspozycji, warunków rodzinnych i zawodowych itp. itd.) Według naszych danych wydajność ta waha się w granicach od 5 do 25 stron, co jednoznacznie dowodzi, jak różne mogą być możliwości wykonania zamówienia przy tej samej liczbie zaangażowanych tłumaczy,
potwierdzenie kwalifikacji tłumacza przez krajowe organizacje zawodowe tłumaczy (STP, TEPIS) lub innych organizacji skupiających profesjonalistów danej dziedziny wiedzy,
dziedziny wiedzy, w których tłumaczeniu specjalizuje się tłumacz,
liczba zleceń na tłumaczenia, które oferent wykonał w okresie ostatnich 12 miesięcy (zwróćmy uwagę, że przyjęty w pytaniu okres nie powinien być krótszy niż 1 rok z uwagi na doskonale znaną sezonowość w napływie zamówień na tłumaczenia). Pytanie to powinno pozwolić ocenić przygotowanie organizacyjne i sprawność działania zaplecza administracyjno-biurowego po stronie oferenta,
liczba stron taryfowych tłumaczeń wykonanych w okresie ostatnich 12 miesięcy,
przychód ze sprzedaży tłumaczeń za ostatnie 12 miesięcy ; liczba ta w porównaniu z innymi wskaźnikami pozwala ocenić pozycję rynkową oferenta, tzn. stwierdzić, czy należy on do oferentów współpracujących z firmami poważnymi i zamożnymi, czy też jest typową firmą detaliczną, w której główny zysk i wysiłek nakierowany jest na przygodnego klienta,
koszt wynagrodzeń dla tłumaczy za ostatnie 12 miesięcy; wskaźnik ten w porównaniu z liczbą stron taryfowych pośrednio informuje, czy oferent współpracuje z fachowymi tłumaczami, czy też angażuje osoby o niskich kwalifikacjach, które zadowalają się równie niskimi wynagrodzeniami. Wskaźnik ten /marża/ informuje również o tym, czy oferent jest firmą nastawioną na krótkotrwały i maksymalny zysk, czy jest on raczej firmą doceniającą i dbającą o współpracowników, której celem jest uzyskanie stabilnej i ugruntowanej pozycji na rynku tłumaczeń,

3. Zaplecze merytoryczne i techniczne

Pytania z tego zakresu powinny mieć na celu stwierdzenie, w jakim zakresie oferent dysponuje wiedzą specjalistyczną i jaki ma do niej dostęp, a także, jaki system kontroli jakości tłumaczenia stosuje firma oferenta.

3.1 System kontroli jakości

Każdemu tłumaczowi, nawet najlepszemu, może zdarzyć się, że popełni błąd. Praktyka redakcji poważnych czasopism i wydawnictw, w których każdy tekst przed publikacją czyta kilka osób łącznie z korektorem, jest przykładem dbałości o to, by usunąć ewentualny błąd. Podobną praktykę stosują poważne firmy translatorskie, w których system kontroli jakości obejmuje

a) koordynację procesu tłumaczenia. Jest to kluczowe stanowisko w każdej poważnej firmie translatorskiej. Od koordynatora zależy bowiem, czy tłumacz, konsultant, adiustator i korektor otrzymają właściwe instrukcje, czy tłumaczenie zostanie wykonane na właściwym poziomie i w terminie. Pracę koordynatora powinny wspomagać odpowiednie specjalistyczne narzędzia translatorskie, takie jak pakiety SDLX, Trados, Deja Vu. Koordynatorem powinna być osoba, która jest doskonałym tłumaczem, a jednocześnie posiada kwalifikacje i doświadczenie we wszystkich dziedzinach, których dotyczy kontrola jakości, tj. adiustacji tekstu, obsługi programów komputerowych do zarządzania plikami, składu komputerowego i grafiki, korekty.

b) kontrolę tekstu pod kątem poprawności i jednolitości terminologicznej; kontrolę taką w pewnym stopniu ułatwiają narzędzia komputerowe, o których poniżej. W przypadku tekstów specjalistycznych lub wymagających szczególnej dbałości o poprawność terminologii, system kontroli jakości tłumaczenia polega na przeczytaniu i poprawieniu ewentualnych błędów przez fachowca z danej dziedziny. Jego zadanie polega wyłącznie na stwierdzeniu, czy z punktu widzenia wiedzy specjalistycznej, tłumaczenie jest poprawne.

c) adiustację tekstu, tj. sprawdzenie tłumaczenie pod kątem poprawności języka. Każdy, nawet najlepszy tłumacz, przekładając na język, który nie jest dla niego językiem ojczystym może popełnić niedostrzegalne dla siebie błędy, które powodują, że tłumaczenie będzie dla czytelnika może i zrozumiałe, ale obco, a najczęściej wieloznacznie lub będzie ono niejasne. Usunięcie tych mankamentów ma na celu adiustacja. Uwaga ta dotyczy również tłumaczeń na język ojczysty. Niejednokrotnie zdarza się, że tłumacz pod wpływem oryginału popełnia błędy także w swoim rodzimym języku. Adiustacji powinna zatem dokonywać osoba, dla której język docelowy tłumaczenia jest językiem ojczystym. Osoba ta powinna dysponować znakomitą wiedzą o swoim własnym języku. Zadaniem adiustatora jest takie zredagowanie tłumaczenia, by brzmiało ono dla czytelnika naturalnie, tj. tak jakby tekst był od samego początku napisany w danym języku.

d) kontrolę techniczna składu, układu graficznego itp. Wiele tłumaczeń wymaga od tłumacza nie tylko fachowych umiejętności w zakresie tłumaczenia, ale również w zakresie sprawnego posługiwania się składem i oprogramowaniem komputerowym. Większość tłumaczy taką wiedzą nie dysponuje w wystarczającym stopniu. Jeżeli zatem układ tekstu i elementów graficznych tłumaczenia wymaga tych dodatkowych umiejętności, tłumaczenie powinno być skontrolowane przez fachowca od składu komputerowego i grafiki.

e) korektę redaktorską.

Przedstawiony powyżej schemat kontroli jakości tłumaczenia jest powszechnie stosowany we wszystkich poważnych firmach translatorskich. Zamawiający powinien zatem zażądać od oferenta opisu procedur kontroli jakości ujętej w punkty ilustrujące poszczególne etapy opracowania tłumaczenia. Należy także zażądać podania kwalifikacji osób, które kontrolują tłumaczenie na poszczególnych jej etapach. Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych punktów lub brak specjalistycznych kwalifikacji lub doświadczenia osób zajmujących się kontrolą jakości oznacza, że firma nie gwarantuje odpowiedniej kontroli jakości tłumaczenia i że przy ważeniu ceny punktów za te wymaganie nie można jej przyznać. Trzeba bowiem zwrócić uwagę, że przedstawiony powyżej system kontroli jakości ma sens i jest skuteczny tylko wówczas, gdy wszystkie jego etapy są poprawnie zrealizowane przez osoby o odpowiednich do tego kwalifikacjach i doświadczeniu. W przeciwnym razie zawsze zachodzi obawa, że tłumaczenie będzie pod jakimś względem błędne lub niepoprawne.

3.2 Konsultanci

Nie ulega wątpliwości, że każda fachowa firmą i jej tłumacze muszą korzystać z pomocy doradców i konsultantów będących wysokokwalifikowanymi fachowcami w dziedzinach, w których wykonuje się tłumaczenia. Innym istotnym wskaźnikiem informującym o wiedzy posiadanej przez oferenta są jego własne zasoby zgromadzone w sposób uporządkowany w formie archiwów (np. komputerowych). W przetargach przeprowadzanych w ostatnich latach pojawiał się często wymóg wylegitymowania się odpowiednią liczbą doradców. Niestety formalistyczne i czysto biurokratyczne podejście do tego zagadnienia skutkowało tym, iż w okresie poprzedzającym złożenie ofert odbywała się swoista “łapanka” na naukowców i praktyków-profesjonalistów. W efekcie wszyscy oferenci mieli imponujące zaplecze naukowo-fachowe, z którego nigdy wcześniej nie korzystali!

Lista konsultantów i doradców powinna zawierać poniższe informacje:

okres, w którym trwa współpraca pomiędzy oferentem a konsultantem lub doradcą
forma tej współpracy (porozumienie o współpracy, umowa stała, doraźne zlecenia itp.)

3.3 Oprogramowanie i zasoby wiedzy

Wspomniane powyżej programy, a także inne narzędzia, jak np. bazy danych same z siebie nie gwarantują odpowiedniej jakości tłumaczenia. Programy te mają swoją wartość dopiero wtedy, gdy w ich bazach danych zgromadzono odpowiednią ilości wiedzy specjalistycznej, tj. dostatecznie duży zasób terminów, wyrażeń i przykładów tłumaczenia. W ostatnio przeprowadzanych przetargach zamawiający ujmowali w ogólnych warunkach przetargu pytanie o oprogramowanie, ale nie pytali, jakimi konkretnie bazami danych dany oferent dysponuje. Efekt tego był taki, iż oferenci na gwałt zakupywali oprogramowanie, żeby spełnić wymagania zamawiające. Takie postawienie sprawy przez zamawiającego umożliwiało wygrywanie przetargu przez firmy, które wprawdzie miały odpowiednie oprogramowanie, ale nie miało ono żadnej wartości i zastosowania do procesu tłumaczenia, gdyż nie było w nim zawartej odpowiedniej wiedzy, nie mówiąc o tym, że sama firma często nie umiała się takim programem posługiwać.

Innym źródłem wiedzy jest rozeznanie i dostęp do źródeł wiedzy fachowej w Internecie. Każda poważna firma dysponuje sporą bazą danych tekstów wzorcowych, tekstów źródłowych oraz odsyłaczy do stron internetowych zapewniających odpowiednie informacje i wiedzę źródłową. Bez odpowiednio zorganizowanego systemu dostępu do wiedzy fachowej, źródeł i wzorców oraz poradnictwa fachowego dziś już nie można myśleć o sporządzaniu tłumaczeń na wysokim poziomie fachowości i jakości.

Zamawiający powinien zatem żądać informacji nie tylko o tym, (a) czy oferent dysponuje odpowiednim oprogramowaniem, ale przede wszystkim (b) czy firma dysponuje bazami danych zawierającymi odpowiedni zasób wiedzy, (c) czy oferent dysponuje bazami danych lub programami sterującymi dostępem do źródeł wiedzy i porad fachowych, tekstów źródłowych i wzorców językowych, (d) ozy osoby zaangażowane w proces tłumaczenia, a zwłaszcza kontrola jakości umieją się tym oprogramowaniem posługiwać. By się o tym przekonać zamawiający może zastrzec przeprowadzenie kontroli i sprawdzenia podanych informacji u zamawiającego. Przepisy o przetargach nie zakazują zamawiającemu takiej formy kontroli danych przekazanych przez oferenta.

W przypadku zamówień, które dotyczą określonego zakresu wiedzy, zapytanie w warunkach ogólnych przetargu powinno w szczególności dotyczyć zasobów wiedzy (w tym specjalistycznych baz danych) z danej dziedziny lub z dziedzin pokrewnych. Brak odpowiedniego oprogramowania oraz innych źródeł wiedzy fachowej, przy ważeniu ceny powinien skutkować uznaniem, że oferent nie dysponuje odpowiednimi narzędziami i wiedzą fachową w dziedzinie interesującej zamawiającego, a zatem takiemu oferentowi nie powinno się przyznawać punktów za posiadanie zasobów wiedzy fachowej potrzebnej do wykonania tłumaczeń. Warto zauważyć, że dość często zadawane w warunkach ogólnych pytanie o zestaw słowników, jakimi dysponuje oferent, jest w dzisiejszych czasach anachronizmem i w gruncie rzeczy o niczym nie świadczy. Tłumacze i wydawcy doskonale wiedzą, że proces wydawniczy nie nadąża za tempem zmian. Jednocześnie wiadomo, że głównym źródłem wiedzy specjalistycznej stają się materiały dostępne w formie elektronicznej. Najlepszym przykładem tego jest chociażby Dziennik Ustaw, z którego większość tłumaczy korzysta w formie elektronicznej, gdyż zgromadzenie potrzebnych dokumentów w formie papierowej jest i niepraktyczne, i zbędne wobec dostępności tych dokumentów na oficjalnej stronie internetowej Sejmu RP.

3.4 Organizacja pracy

Istotnym elementem warunkującym poprawność i jakość tłumaczenia jest właściwa organizacja pracy. Dziś już nie sposób wyobrazić sobie poważną firmę translatorską, w której jedna, czy dwie osoby zajmują się wszystkim: od przyjmowania zleceń oraz obsługi sekretariatu i administracji, poprzez koordynację procesu tłumaczenia i kontrolę jego jakości aż do rozliczeń finansowych. W poważnej firmie wszystkie te czynności powinny być odpowiednio rozdzielone na poszczególne działy i pracowników.

Niezależnie od różnych systemów organizacyjnych przyjętych przez oferenta, nie ulega wątpliwości, że z uwagi na proces tłumaczenia i kontrolę jego jakości, oferent powinien mieć wydzielone stanowiska i personel wykonujący wyłącznie przynajmniej poniższe czynności:

przyjmowanie zleceń i zwrot tłumaczeń, kontakty z klientami,
koordynator procesu tłumaczenia, tj. kontakty z tłumaczami, konsultantami i innymi osobami zaangażowanymi w proces kontroli jakości,
zespół tłumaczy,
programista, technik i grafik komputerowy,
adiustator,
korektor.

Zwróćmy przy tym uwagę, że np. rozdzielenie stanowiska koordynatora i sekretariatu jest niezbędne chociażby po to, by koordynator mógł się skupić nad analizą tekstów do tłumaczenia, zapewnieniem tłumaczom odpowiednich materiałów pomocniczych itp., a nie musiał się rozpraszać na odbieranie telefonów i telefaksów oraz doraźne rozmowy nie dotyczące bezpośrednio jego obowiązków. Podobnie rozdzielenie stanowiska adiustatora i korektora jest niezbędne z uwagi na doskonale znane prawidło, iż błędów raz przeoczone przez adiustatora, on sam nie poprawi, bo ich nie dostrzeże. Może je dostrzec dopiero fachowy korektor, jako osoba wyspecjalizowana w tej właśnie dziedzinie. W naszych analizach stale spotykamy się ze zjawiskiem niedoceniania swoistości zawodu korektora. Wynika to z dość powszechnego przekonania, że błędy drukarskie, interpunkcyjne itp. umie “wypatrzyć” każdy. Tymczasem wyłapanie takich błędów wymaga zupełnie innego, fachowego sposobu podejścia do tekstu i jego lektury, nie mówiąc o wiedzy fachowej, której przeciętnemu czytelnikowi najczęściej brakuje.

Bez takiego rozdzielenia obowiązków może działać jedynie maleńka firma prywatna, która obsługuje klientów detalicznych i niewielką liczbę prostych zleceń.

Zamawiający powinien zatem żądać od oferenta podania schematu organizacyjnego jego firmy tak, by można było ocenić, czy system organizacji pracy pozwala na wykonywanie tłumaczeń w odpowiednich terminach z zapewnieniem wysokiej jakości przekładów. Schemat taki powinien być przedstawiony w punktach z podaniem zakresu obowiązków na każdym stanowisku lub w danym dziale. W ten sposób można zobiektywizować i porównywać informacje przekazane przez poszczególnych oferentów. Brak któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów systemu organizacyjnego powinien być dla zamawiającego sygnałem, że od tego oferenta nie można oczekiwać niezawodności i pełnej gwarancji fachowego wykonania tłumaczenia na wysokim poziomie jakości przekładu, co oznacza, że przy ważeniu ceny nie należy takim oferentom przyznawać punktów za odpowiedni system organizacji firmy.

4. Ważenie ceny

Wyważenie składnika cenowego i pozacenowego przy obliczaniu wartości oferty należy wyłącznie do zamawiającego. Zależy to bowiem od tego, jak duże znaczenie zamawiający pragnie przywiązywać do jakości tłumaczenia. Przyznanie składnikowi cenowemu wysokiego udziału w wartości oferty będzie skutkować wyborem oferenta, który nie może zapewnić odpowiedniego poziomu jakości i fachowości. Z kolei przyznanie zbyt niskiego udziału składnika cenowego w wartości oferty będzie skutkować uzyskaniem zamówienia przez firmę oferującą wysoki poziom usług przy stosunkowo wysokim koszcie jednostkowym tłumaczenia.

Zwróćmy uwagę, że wszystkie podane powyżej pozacenowe składniki oferty można z łatwością sparametryzować, tak by nie było potrzeby stosować instrumentów uznaniowych w toku selekcji oferentów. Można przecież stworzyć formuły arytmetyczne służące wyliczaniu odpowiednich wskaźników na podstawie danych uzyskanych od oferenta. Można np. wyliczyć, jaką liczbę stron dany oferent jest w stanie przetłumaczyć w założonym okresie i liczbie tej przyznać odpowiednią wagę ze względu na indywidualne potrzeby zamawiającego. Waga ta będzie tym większa, iż większe obciążenie jednorazowym spływem zleceń przewiduje zamawiający. W podobny sposób można sparametryzować i inne składniki.

W kolejnym opracowaniu z tej serii STP zamierza przedstawić wzorcowe formuły służące do parametryzacji zarówno pojedynczych składników tłumaczenia, jak i całego bloku składników pozacenowych oferty.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca (w tym Rada Ministrów w projekcie zarządzenia wykonawczego do ustawy o przetargach) dopuszcza korzystanie z pomocy fachowców spoza instytucji zamawiającego. Skorzystanie z tej możliwości w przypadku tłumaczeń jest szczególnie warte polecenia. Większość instytucji publicznych dysponując wprawdzie gronem osób posługujących się językami obcymi z zasady jednak nie dysponuje gronem fachowych tłumaczy, którzy byliby sami w stanie odpowiednio przygotować ogólne warunki przetargu i ocenić oferty zgodnie z zasadami translatorskiej sztuki zawodowej, a także praktyki i przepisów prawa dotyczących tłumaczenia. STP zatem zaleca korzystanie z porad osób działających w instytucjach lub organizacjach niezależnych od rynku zamówień publicznych na tłumaczenia. W razie potrzeby STP służy odpowiednimi rekomendacjami i poradami w zakresie wyboru konsultantów instytucjonalnych.

III. Zakończenie

STP z zadowoleniem powita wszelkie uwagi dotyczące powyższych zaleceń. Będziemy również wdzięczni za sugestie i propozycje udoskonalenia zaproponowanych tu rozwiązań.

Uwagi i propozycje prosimy kierować na adres stp@stp.org.pl.

Stowarzyszenie Tłumaczy Polskich
Redakcja materiałów informacyjnych